La gestione degli accessi negli affitti brevi sta vivendo un autentico cambiamento, grazie all’introduzione di soluzioni tecnologiche che stanno progressivamente rimpiazzando le tradizionali chiavi fisiche. Sistemi come serrature smart, identificazione digitale e piattaforme integrate con i principali portali di prenotazione stanno ridefinendo il modo in cui ospiti e host gestiscono ingressi e uscite, con impatti concreti su operatività, sicurezza e ottimizzazione dei tempi. Oggi, molti ospiti che affittano un alloggio per brevi periodi possono accedervi autonomamente, senza dover attendere l’intervento dell’host o effettuare lo scambio manuale delle chiavi.
La digitalizzazione ha semplificato il check-in e il check-out con processi automatizzati che eliminano passaggi inutili e riducono inefficienze. Grazie a serrature intelligenti, videocitofoni controllabili da remoto e software integrati con i sistemi di prenotazione, l’accesso può essere gestito centralmente, riducendo costi operativi e garantendo un maggiore controllo. Un ruolo chiave in questa rivoluzione è svolto dalle serrature smart, strumenti elettronici che permettono l’ingresso tramite codici temporanei, app per smartphone o chiavi digitali condivise. Questi sistemi si integrano perfettamente con i Property Management System (PMS) e piattaforme come Airbnb o Booking.com, rendendo possibile generare automaticamente codici di accesso validi esclusivamente per la durata del soggiorno degli ospiti.
In Italia, soluzioni come "OK Home" stanno guadagnando popolarità grazie alle loro funzionalità avanzate, tra cui la possibilità di effettuare un self check-in anche senza connessione Internet, gestire autonomamente i portoni condominiali senza necessità di autorizzazioni specifiche e amministrare diversi aspetti come registrazione dei documenti, comunicazioni o pagamento della tassa di soggiorno tramite un’unica piattaforma integrata con i gestionali. Oltre alle serrature smart, stanno emergendo anche sistemi basati su dati biometrici e riconoscimento facciale per verificare rapidamente l’identità degli ospiti.
Tuttavia, l’adozione di queste tecnologie si inserisce in un panorama normativo in costante evoluzione. In Italia e nel resto d’Europa, il dibattito sul riconoscimento digitale negli affitti brevi è ancora aperto, specialmente per quanto riguarda la protezione della privacy e la necessità di introdurre normative specifiche. Il self check-in è ormai considerato dagli esperti del settore un tassello strategico. Grazie alle piattaforme digitali di gestione, tutto il processo dopo la prenotazione può essere automatizzato: raccolta dei documenti, firma dei contratti, pagamento della tassa di soggiorno e generazione dei codici di accesso avvengono in modo veloce e tracciabile, senza richiedere interazioni dirette tra host e ospite. In contesti urbani caratterizzati da un flusso costante di visitatori, l’eliminazione della consegna fisica delle chiavi permette di gestire un numero maggiore di check-in al giorno e con minori costi. La gestione da remoto offre inoltre una flessibilità significativa ai proprietari che non vivono nella stessa città della proprietà.
Nel novembre 2024, il Ministero dell’Interno ha introdotto una circolare che ha temporaneamente vietato alle strutture extra-alberghiere, come bed and breakfast all'utilizzo di sistemi di self check-in per consentire l’accesso autonomo degli ospiti. La misura prevedeva l’obbligo di identificazione fisica diretta degli ospiti da parte del gestore, giustificando tale decisione con motivazioni legate alla sicurezza e al controllo dei dati comunicati alle autorità competenti. Questo provvedimento ha avuto un notevole impatto sui gestori che avevano già implementato soluzioni digitali per automatizzare le procedure di accesso. Nel corso del 2025, però, alcune sentenze del TAR hanno mitigato tali restrizioni, riportando al centro del dibattito il bilanciamento tra innovazione tecnologica, sicurezza e rispetto della normativa vigente.
Parallelamente a questa evoluzione tecnologica si registra una crescita nei servizi di gestione immobiliare professionale che supportano i proprietari nell’accoglienza, nella logistica e nei lati amministrativi. Le soluzioni "chiavi in mano" rappresentano un’opzione interessante per chi preferisce delegare la gestione quotidiana o per quegli host meno esperti. Il settore manifesta così una chiara tendenza verso l’automazione e l’efficienza operativa.